Article premier - DÉNOMINATION

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour nom :
Association de Généalogie des Hautes-Alpes (AGHA)

Article 2 - BUTS

• la généalogie des personnes et des familles des Hautes-Alpes ;
• l’étude des rapports entre la généalogie et les autres activités qui s’y rapportent ;
• la réunion des personnes pour favoriser les contacts, les échanges d’informations et développer l’entraide dans les recherches ;
• l’entreprise en commun de travaux, la diffusion, l’édition d’études d’intérêt généalogique et historique ;
• le relevé de fonds dans les sources d’archives (tels, entre autres, les relevés systématiques des registres paroissiaux (Baptêmes, Mariages, Sépultures : BMS) et d’état civil des communes des Hautes-Alpes dès le XVIe siècle), concourant à une mission de service public en permettant des recherches simples, rapides et efficaces à distance ;
• la lecture, l’étude et la transcription de textes anciens (paléographie) dès lors qu’une personne disponible et compétente peut assurer cette fonction ;
• la participation aux travaux et actions entrepris par le Centre Généalogique du Midi-Provence (CGMP) dont elle est membre ;
• l’organisation, ou la participation, à des manifestations conformes à ses centres d’intérêt ;
• l’aide à la formation des membres actifs aux moyens modernes d’investigation et à l’utilisation des logiciels.

Article 3 - SIÈGE SOCIAL

Le siège social de l’AGHA est fixé au 19 rue de France, dans un bâtiment appartenant à la mairie. Nous avons une convention pour l’occupation de ce local.
Dans le même bâtiment la Cinémathèque de Montagne (CIM) occupait également un local. Quand la CIM a déménagé, le président a demandé à M. le maire s’il était possible que l’AGHA puisse récupérer ce local. M. le maire a accepté, les services de la mairie nous demandent de voter l’acceptation d’utilisation de cette pièce (environ 20m²) qui nous servira de local d’archives. (AGE du 23-01-2023)

Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration ; l’assemblée générale en sera informée.

Article 4 – DURÉE

La durée de l’association est illimitée.

Article 5 - COMPOSITION

L’association se compose de :

• membres d’honneur : sont membres d’honneur, les personnes ayant rendu à l’association des services reconnus ; ils sont dispensés de cotisation.
• membres bienfaiteurs : sont membres bienfaiteurs, les personnes qui versent une cotisation égale au moins à 5 fois le montant de la cotisation annuelle fixée chaque année par l’assemblée générale membres actifs ou adhérents.
• membres actifs : sont membres actifs ou adhérents, les personnes qui ont pris l’engagement de verser une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale sur proposition du CA.
• d’antennes locales qui pourraient être créées hors siège social en cas de besoin.
  Les détails concernant ces catégories, sont précisés dans le règlement intérieur.

Article 6 - ADMISSION

L’association s’interdit toute discrimination, veille au respect de ce principe et garantit la liberté de conscience de chacun de ses membres. Ses membres s’interdisent toutes discussions politiques, religieuses ou philosophiques au sein de l’association sous peine d’exclusion. Elle est ouverte à tous. Les inscriptions seront formulées par écrit. Tout nouveau membre s’engage à respecter fidèlement les nouveaux statuts et le règlement intérieur, tout comme ceux du CGMP et de la Fédération Française de Généalogie (FFG) dont l’association dépend.
Les mineurs peuvent adhérer à l’association sous réserve d’une autorisation écrite des parents ou tuteurs légaux. Ils sont membres à part entière.

Article 7 – MEMBRES-COTISATIONS

L’adhésion à l’AGHA est renouvelable annuellement et pour la durée de l’année civile complète. Le montant est fixé par l’assemblée générale sur proposition du CA.
Ses membres d’honneur sont dispensés de cotisation.
Ses membres bienfaiteurs versent une cotisation égale au moins à 5 fois le montant de la cotisation annuelle fixée chaque année par l’AG.
Ses membres actifs ou adhérents prennent l’engagement de verser une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale sur proposition du CA.
L’adhésion à l’AGHA est renouvelable annuellement et pour la durée de l’année civile complète.

Article 8 – RADIATIONS

La qualité de membre se perd par :

• la démission ;
• le décès ;
• la radiation ;
  Les détails concernant les modalités d’exécution sont précisés dans le règlement intérieur.

Article 9 – AFFILIATION

L’AGHA est membre du Centre Généalogique du Midi-Provence (CGMP : fédération provençale des associations de généalogie) au sein duquel elle est représentée de droit, et en fonction du nombre de ses adhérents. Ses représentants sont élus parmi les membres du CA par le CA lui-même.
L’AGHA est affiliée à la Fédération Française de Généalogie (FFG). Ses membres se conforment aux statuts et règlement intérieur du CGMP et de la FFG.
Une convention de collaboration culturelle est passée entre le conseil départemental, les archives départementales et l’AGHA.
Cette convention a pour objet la réunion des bases de données de l’AGHA et des AD 05 dans un objectif d’intérêt public, gratuit. Elle doit être acceptée par les membres de l’AGHA en Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire.

Article 10 - RESSOURCES

Les ressources de l’association comprennent :

• le montant des cotisations ;
• les éventuelles subventions (département, communes, etc.) ;
• les dons.

L’exercice financier de l’association est l’année civile. La détention des signatures du compte-bancaire est définie dans le règlement intérieur.

Article 11 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE (AGO)

Déroulement L’assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l’association, à quelque titre qu’ils y soient affiliés. Seuls les membres à jour de leur cotisation prennent part au vote et les membres d’honneur n’ont qu’une voix consultative. L’assemblée générale ordinaire se réunit chaque année après clôture de l’exercice le 31 décembre et avant le 1er avril de l’année suivante. La convocation est émise 3 semaines au moins avant la date fixée. La convocation précise notamment l’ordre du jour, et comporte un formulaire de pouvoir. Seuls les sujets précisés par l’ordre du jour font l’objet d’un vote ; les sujets supplémentaires abordés au cours de l’assemblée ne peuvent faire l’objet de vote et de décision.

L’assemblée générale comprend :

• le rapport moral ;
• le rapport d’activités ;
• le rapport financier de l’exercice écoulé ;
• le budget prévisionnel avec la détermination du montant de la cotisation ;
• le renouvellement des membres du conseil d’administration ;
• les projets.

Tous ces points sont soumis au vote avec quitus.

Vote et décisions

• Pour que l’AGO soit valide, le nombre minimal de voix (quorum) présentes ou représentées doit être égal, au moins, au quart de ses membres. Tout adhérent empêché d’assister à l’assemblée peut donner un pouvoir écrit à un autre membre de l’association pour le représenter.
• Les décisions sont prises à la majorité des membres présents et représentés. Chaque membre présent ne peut détenir plus de 5 pouvoirs.
• Le vote a lieu à main levée ; le scrutin deviendra secret à la demande d’au moins un quart des membres présents. Les votes concernant des personnes ont lieu à bulletin secret.
  Les décisions de l’assemblée générale ordinaire s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.
• Le vote peut avoir lieu par correspondance, par mail et la participation à l’AG peut se faire en visioconférence, les personnes en visioconférence pourront également voter. (AGE du 23-01-2023)

Article 12 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE (AGE)

Si besoin est, ou sur la demande d’au moins un quart des membres inscrits, le président convoque une assemblée générale extraordinaire, suivant les formalités prévues par l’article 11, assemblée générale ordinaire.
Les conditions concernant le quorum, les délégations de pouvoir et le vote sont les mêmes que pour l’AGO.
Le vote peut avoir lieu par correspondance, par mail et la participation à l’AG peut se faire en visioconférence, les personnes en visioconférence pourront également voter. (AGE du 23-01-2023)

Article 13 – CONSEIL D’ADMINISTRATION

Composition et élection
L’association est dirigée par un conseil de membres bénévoles élus par l’assemblée générale.
Ce conseil comprend 6 administrateurs au moins et 18 au plus ; ils sont élus pour une durée de 3 ans, et renouvelables par tiers.
Les administrateurs peuvent effectuer le nombre de mandats qu’ils souhaitent. (AGE du 23-01-2023)
La première année les membres sortants sont désignés par le sort. En cas de vacance, le conseil peut pourvoir provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par l’AGO suivante. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque ou devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

• Rôle
  • Les fonctions des membres du CA sont détaillées dans le règlement intérieur.
• Réunion
  • Le conseil d’administration se réunit une fois au moins par trimestre, sur convocation du président, ou sur demande du quart de ses membres.
    Le conseil peut inviter, à titre consultatif, toute personne qu’il juge nécessaire.
• Vote
  • Le conseil ne peut valablement délibérer que si au moins la moitié de ses membres sont présents. Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents ou représentés.
    Les membres élus au CA peuvent participer aux délibérations et voter en visioconférence (AGE du 23-01-2023).
    En cas d’égalité des voix, la voix du président est prépondérante.
    Tout membre du conseil, qui sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
    Les délibérations sont constatées par un procès-verbal. Un membre du CA en assure la rédaction. Le document paraphé par le président, le rédacteur et/ou un membre du CA, est porté dans un registre prévu à cet effet. Le conseil d’administration choisit chaque année parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau dont la composition est précisée à l’article 14.

Article 14 - BUREAU

Le conseil d’administration élit parmi ses membres, à bulletin secret, un bureau composé de :

• un(e) président(e) ;
• un(e) ou plusieurs vice-présidents ; un(e) secrétaire et, s’il y a lieu, un(e) secrétaire adjoint(e) ; un(e) trésorier(e) et, s’il y a lieu, un(e) trésorier(e) adjoint.

Une personne ne peut exercer qu’une seule fonction.
Nul ne peut se faire représenter au sein du bureau.
Le bureau ne peut délibérer si la moitié de ses membres est absente.
Dans le cas où le président, le trésorier ou le secrétaire cesserait ses fonctions pour une raison quelle qu’elle soit, celles-ci seraient assurées respectivement soit par le vice-président, le trésorier adjoint ou le secrétaire adjoint jusqu’au prochain CA. Leur remplacement sera réalisé par un CA, convoqué dans les 30 jours qui suivent.
Le rôle du bureau, très détaillé, se trouve dans le règlement intérieur.

Article 15 – INDEMNITÉS

Toutes les fonctions, y compris celles des membres du conseil d’administration et du bureau, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs. Le rapport financier présenté, à l’AGO, détaille, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation Les modalités et les taux de remboursement sont précisés dans le règlement intérieur.

Article 16 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Un règlement intérieur est établi par le conseil d’administration qui le fait alors approuver par l’assemblée générale.
Le règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait au fonctionnement de l’association.

Article 17 – DISSOLUTION

En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présents à l’assemblée générale, un ou plusieurs liquidateurs peuvent être nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901. Pour éviter la perte d’information présentant un intérêt public, l’AGHA, s’engage à céder la propriété de sa base de données au Conseil Départemental. Le Conseil Départemental s’engage en retour à en assumer la conservation et sa mise à disposition du public.